Thiết lập tính năng ký phiên trên ứng dụng MISA eSign

I. Câu chuyện thực tế

Hiện nay, một số kế toán đang sử dụng CKS MISA eSign để thực hiện phát hành hóa đơn điện tử trên meInvoice, SME 2023,… Kế toán sẽ kết nối với CKS trên phần mềm kế toán và thực hiện xác nhận ký sau mỗi lần phát hành hóa đơn.

Việc thực hiện như hiện tại, kế toán gặp một số khó khăn:

• Mất thời gian cho việc xác nhận ký nếu hóa đơn được phát hành liên tục
  Với số lượng 100 hóa đơn/ngày và phát hành liên tục thì kế toán phải xác nhận 100 lần tương ứng trên ứng dụng.

• Phát hành hóa đơn với USB Token hiện đang thuận tiện hơn so với CKS từ xa.
  Do chỉ cần nhập mã Pin vào đầu ngày làm việc mà không cần xác nhận thêm nữa.

Ngoài việc phát hành hóa đơn thì người dùng còn gặp bất tiện tương tự khi ký:

• Các chứng từ trên trang dịch vụ công (Chứng từ trên Kho bạc Nhà nước)

• Các tài liệu khác trên nền tảng ký (AMIS WeSign)

Người dùng mong muốn:

Khi phát hành hóa đơn điện tử/ký các chứng từ/ ký tài liệu,…Người dùng chỉ cần thực hiện xác nhận ký một lần duy nhất trong ngày để tiết kiệm thời gian, tối ưu quy trình thực hiện.

II. Giải pháp

Phát triển tính năng Ký phiên trên ứng dụng MISA eSign mobile.

Khi sử dụng tính năng này, người dùng sẽ không cần phải xác nhận nhiều lần sau mỗi lần ký nữa. Thay vào đó, hệ thống sẽ ghi nhận lại việc xác nhận ký trong 12 giờ (1 phiên ký), cho phép người dùng phát hành hóa đơn/ký chứng từ/tài liệu liên tục mà không phải dừng lại để xác nhận.

III. Hướng dẫn thực hiện

Lưu ý:

• Tính năng chỉ áp dụng được cho loại chứng thư số Tổ chức
• Vui lòng nâng cấp lên phiên bản 21.0 của cả 2 hệ điều hành Android, iOS để sử dụng được tính năng trên.

Bước 1: Thiết lập tính năng ký phiên trên ứng dụng MISA eSign

• Đăng nhập vào ứng dụng MISA eSign mobile
• (1) Nhấn chọn Biểu tượng Khác trên thanh taskbar.
• (2) Nhấn chọn mục Thiết lập
• (3) Chọn Ký phiên

Khi đó, ứng dụng sẽ hiển thị danh sách chứng thư số của anh/chị.

• (4) Nhấn bật tính năng Ký phiên trên chứng thư số mà anh/chị đang sử dụng để phát hành hóa đơn, ký chứng từ, tài liệu,…

Lưu ý: Chỉ chứng thư nào được bật ON mới sử dụng được tính năng ký phiên

Ví dụ: Trên màn hình chứng thư số của Tổ chức đang được bật tính năng này.

Khi bật tính năng này, người dùng sẽ không cần phải xác nhận ký trong 12 giờ khi phát hành hóa đơn điện tử/ ký chứng từ/ ký tài liệu. Giúp khách hàng thực hiện quy trình phát hành hóa đơn điện tử nhanh chóng, dễ dàng.

Lưu ý:

• Thời gian hiệu lực của một phiên ký là 12 tiếng.
• Tính năng được kích hoạt kể từ khi người dùng xác nhận ký thành công lần đầu tiên sau khi thiết lập.
  Ví dụ:
  Người dùng nhấn thiết lập ký phiên lúc 6h00 trên ứng dụng MISA eSign. Đến 8h00 mới phát hành hóa đơn/ký chứng từ/ký tài liệu và xác nhận ký để hoàn tất quy trình.

  Vậy hệ thống sẽ bắt đầu tính thời gian hiệu lực xác nhận ký tự động từ 8h00 -20h00

• Hệ thống sẽ kích hoạt tính năng ký phiên sau khi được thiết lập trên ứng dụng. Và hủy thiết lập khi người dùng tắt đi.
• Sau khi hết 12 giờ, hệ thống sẽ tự động bật lại tính năng Ký phiên ở lần xác nhận ký tiếp theo.

Bước 2: Phát hành hóa đơn/Ký chứng từ/Ký tài liệu bằng chữ ký số từ xa MISA eSign

• Anh/chị thực hiện phát hành hóa đơn/ký chứng từ/ký tài liệu trên các phần mềm tương ứng.

Sau đó, anh/chị thực hiện xác nhận ký cho lần phát hành hóa đơn/ký chứng từ/tài liệu đầu tiên trong phiên. Các hóa đơn/chứng từ/tài liệu phát sinh sau thời điểm trên, anh/chị sẽ không cần phải xác nhận ký nữa.

IV. Danh sách các ứng dụng đã được tích hợp

Vui lòng xem các ứng dụng được hỗ trợ sử dụng tính năng ký phiên tại đây.